CODUL DE ETICĂ ÎN AFACERI PENTRU FURNIZORI

1. Introducere

KWS este o companie globală de cultivare a plantelor orientată spre valoare, cu o tradiție îndelungată. Ca unul dintre cei mai importanți specialiști în semințe din lume, dezvoltăm soluții inovatoare și durabile pentru viitorul agriculturii, fideli viziunii noastre corporative „Semănăm viitorul pentru generații”. Fiabilitatea, previziunea, independența și apropierea formează un set stabil de valori, care sunt implementate în strategia noastră de afaceri și de-a lungul întregului lanț de aprovizionare.

KWS se angajează să respecte principiile eticii în afaceri și să se conformeze tuturor cerințelor legale naționale și internaționale aplicabile. Asigurarea respectării principiilor eticii în afaceri și a dezvoltării durabile atât în cadrul propriilor noastre operațiuni, cât și în lanțurile noastre de aprovizionare este importantă pentru noi. Prezentul Cod de etică în afaceri pentru furnizori (denumit în continuare „prezentul cod”) a fost creat cu scopul de a ne asigura că furnizorii noștri aderă la standarde ridicate în ceea ce privește condițiile de muncă, practicile comerciale etice și legale și cerințele sociale și de mediu. Prezentul cod reflectă principiile care stau la baza Codului de etică în afaceri al grupului KWS, precum și standardele de mediu, sociale și de guvernanță acceptate la nivel internațional.

2. Domeniu de aplicare și principii generale

Toate entitățile juridice și persoanele fizice care vând sau furnizează bunuri și/sau servicii către KWS1 sunt denumite în mod colectiv "Furnizor" în prezentul cod. KWS se așteaptă ca furnizorul să respecte toate legile și reglementările aplicabile, în plus față de orice standarde cuprinse în prezentul cod. În cazul în care conformitatea cu dispozițiile din prezentul cod ar încălca legislația locală sau contractele colective de muncă, se așteaptă ca Furnizorul să respecte cerințele locale, străduindu-se în același timp să susțină principiile care stau la baza secțiunii relevante din prezentul cod. În cazul în care furnizorul consideră că nu poate îndeplini o anumită cerință a prezentului cod fără a încălca legislația locală aplicabilă, acesta va informa KWS.

3. Drepturile omului în lanțul nostru de aprovizionare

KWS se angajează să lucreze cu furnizori care își desfășoară activitatea într-un mod care este în concordanță cu valorile și principiile noastre etice, inclusiv cu respectarea drepturilor omului, astfel cum se prevede în Politica noastră privind drepturile omului. Ne așteptăm ca furnizorul să respecte și să se conformeze tuturor normelor privind drepturile omului recunoscute la nivel internațional.

Interzicerea muncii copiilor, protecția tinerilor lucrători
KWS se așteaptă ca furnizorul să interzică toate formele de muncă a copiilor și să respecte Convenția nr. 138 a Organizației Internaționale a Muncii (OIM) și legile locale relevante referitoare la vârsta minimă, munca copiilor și protecția tinerilor lucrători. KWS se așteaptă ca Furnizorul să nu angajeze niciun copil sub vârsta la care se încheie școlarizarea obligatorie în conformitate cu legea locului de muncă, cu condiția ca vârsta de angajare să fie de cel puțin 15 ani, cu excepția cazului în care legea locul de muncă diferă în conformitate cu art. 2 alineatul (4) și art. 4 la art. 8 din Convenția OIM nr. 138.

KWS se așteaptă ca furnizorul să nu angajeze lucrători tineri sub vârsta de 18 ani în munci periculoase sau de noapte care pot pune în pericol sănătatea lor fizică sau mentală, siguranța sau moralitatea.
Tinerii lucrători trebuie să fi depășit vârsta legală de angajare dintr-o țară și vârsta stabilită pentru finalizarea învățământului obligatoriu. În special, KWS se așteaptă ca furnizorul să respecte Convenția OIM nr. 182 privind interzicerea și acțiunea imediată pentru eliminarea celor mai grave forme ale muncii copiilor.

Interzicerea muncii forțate și a tuturor formelor de sclavie
KWS se așteaptă ca furnizorul să respingă toate formele de muncă forțată, servilă sau involuntară și traficul de persoane, în conformitate cu Convențiile OIM nr. 29 și nr. 105. Se așteaptă ca furnizorul să nu solicite angajaților săi să își predea pașapoartele sau să plătească un depozit ca o condiție pentru angajare.

Libertatea de asociere și reprezentarea lucrătorilor
Furnizorul este încurajat să respecte dreptul angajaților la libertatea de asociere în conformitate cu Convențiile OIM nr. 87 și nr. 98. În special, furnizorul este încurajat să se asigure că angajații săi sunt liberi să formeze și să adere la sindicate sau la organisme de reprezentare a angajaților. Furnizorul este încurajat să recunoască dreptul la negociere colectivă și dreptul sindicatelor de a putea funcționa liber și în conformitate cu legislația locului de muncă.

Timpul de lucru și remunerația
KWS se așteaptă ca furnizorul să se asigure că timpii de lucru la sediile sale respectă legislația relevantă de la locul de muncă sau standardele OIM relevante atunci când nu există o legislație națională. Furnizorul este încurajat să plătească salarii decente și beneficii legale în conformitate cu practicile și legile aplicabile la locul de muncă. Cu toate acestea, furnizorul trebuie să plătească cel puțin salariul minim. Furnizorul trebuie să respecte principiul remunerării egale a bărbaților și femeilor pentru muncă de valoare egală (Convenția OIM nr. 100).

Nediscriminare, tratament egal și diversitate
Furnizorul trebuie să se asigure că tratamentul inegal la angajare este interzis, de exemplu pe motive de origine națională și etnică, origine socială, stare de sănătate, handicap, orientare sexuală, vârstă, sex, opinie politică, religie, sau convingeri, cu excepția cazului în care acest lucru este justificat de cerințele locului de muncă (Convenția OIM nr. 111).

4.Sănătatea și securitatea la locul de muncă

În conformitate cu Convenția OIM nr. 155, KWS se așteaptă ca furnizorul să asigure securitatea și protecția sănătății la locul de muncă în cadrul legislației relevante și standardele obligatorii la locul de muncă. KWS încurajează furnizorul să se asigure că toate standardele de siguranță sunt respectate atunci când vine vorba de furnizarea și întreținerea locului de muncă, a postului de lucru și a echipamentului de lucru. În special, KWS încurajează furnizorul să pună la dispoziția tuturor lucrătorilor echipamente de protecție individuală adecvate pentru a evita expunerea la substanțe chimice, fizice sau biologice. Furnizorul este încurajat să ofere instruire și instrucțiuni adecvate angajaților săi pentru a preveni accidentele de muncă și pentru a contribui la un mediu de lucru sănătos și sigur.

5. Interzicerea angajării sau utilizării forțelor de securitate private sau publice

KWS se așteaptă ca furnizorul să respecte interdicția de a angaja sau de a utiliza forțe de securitate private sau publice pentru a proteja un proiect de afaceri în cazul în care, din cauza lipsei de instruire sau de control din partea companiei, interdicția torturii și a tratamentelor crude, inumane sau degradante nu este respectată în timpul desfășurării forțelor de securitate sau în cazul în care viața și membrele sunt rănite în orice alt mod.

6. Protecția mediului

KWS se așteaptă ca furnizorul să respecte legile și reglementările locale aplicabile privind protecția mediului. Furnizorul este încurajat să pună în aplicare măsuri adecvate pentru a evita sau a se abține de la utilizarea substanțelor și materialelor cu efecte negative asupra mediului sau sănătății în cadrul legislației aplicabile. În special, se așteaptă ca furnizorul să respecte Convenția de la Basel privind controlul mișcărilor transfrontaliere de deșeuri periculoase și al eliminării acestora. KWS se așteaptă ca furnizorul să nu manipuleze, să colecteze, să depoziteze sau să elimine deșeuri într-un mod care nu este ecologic în conformitate cu reglementările în vigoare în jurisdicția aplicabilă, în temeiul dispozițiilor Convenției de la Stockholm privind poluanții organici persistenți (Convenția POP). KWS se așteaptă ca furnizorul să nu fabrice produse cu adaos de mercur, să nu utilizeze mercur sau compuși de mercur în procesele de fabricație și să nu trateze deșeurile de mercur în conformitate cu reglementările în vigoare în jurisdicția aplicabilă în temeiul dispozițiilor Convenției Minamata a ONU privind mercurul.

Furnizorul este încurajat să utilizeze resursele naturale într-un mod durabil și economisind resurse și să urmărească reducerea la minimum a efectelor negative asupra mediului și sănătății. Furnizorul evită să provoace poluarea nocivă a solului, a apei sau a aerului, emisii sonore nocive sau un consum excesiv de apă care afectează în mod semnificativ baza naturală pentru conservarea și producția de alimente, refuză accesul unei persoane la apă potabilă sigură sau împiedică sau distruge accesul unei persoane la instalații sanitare. În acest scop, furnizorul este încurajat să instituie și să aplice sisteme adecvate de gestionare a mediului. În plus, furnizorul este încurajat să se angajeze să respecte Acordul de la Paris al ONU privind o economie neutră din punct de vedere al emisiilor de CO2, până în 2050 și să ia măsuri adecvate pentru a reduce emisiile de gaze cu efect de seră (GES). La solicitarea scrisă a KWS, furnizorul trebuie să furnizeze informații privind consumul său global de energie, astfel încât KWS să poată îmbunătăți performanța de mediu a produselor sale.

7. Utilizarea materiilor prime esențiale

KWS se așteaptă ca furnizorul să utilizeze numai materii prime a căror extracție, producție, transport, comercializare, prelucrare și export nu contribuie direct sau indirect la încălcarea drepturilor omului, la probleme de sănătate și siguranță, la poluarea mediului sau la încălcări ale conformității. În conformitate cu Regulamentul UE privind minereurile provenite din zone afectate de conflicte, se așteaptă ca furnizorul să stabilească procese speciale de due diligence în conformitate cu Ghidul OCDE privind due diligence pentru lanțurile de aprovizionare responsabile cu minereuri provenite din zone afectate de conflicte și cu risc ridicat, în măsura în care furnizorul este afectat de acest lucru.

8. Siguranța produselor

Furnizorul trebuie să respecte toate dispozițiile și standardele aplicabile privind siguranța produselor, în special standardele privind siguranța, etichetarea și ambalarea produselor și utilizarea substanțelor și materialelor periculoase. Experiențele clienților furnizorului trebuie să fie verificate și luate în considerare pentru a sprijini manipularea în siguranță și utilizarea optimă a produselor.

9. Conduita etică și relațiile de afaceri

Anti-corupție
Furnizorul nu va tolera corupția. Furnizorul se asigură că angajații, subcontractanții și reprezentanții săi nu acordă, nu oferă și nu acceptă mită, donații neautorizate sau orice plăți sau avantaje necorespunzătoare către sau de la angajați ai KWS, clienți, parteneri de afaceri, funcționari sau alte părți terțe. Aceasta include orice ofertă de plăți de facilitare (de exemplu, plăți pentru accelerarea procedurilor administrative de rutină către funcționari publici) și orice beneficiu necorespunzător, cum ar fi cadouri sau invitații care ar putea servi la obținerea unui avantaj necuvenit, la manipularea unei situații, la influențarea greșită a destinatarului sau ar crea o aparență de neregularitate.

Evitarea conflictelor de interese

Acțiunile antreprenoriale ale KWS sunt caracterizate de corectitudine, transparență și responsabilitate. Încurajăm în mod activ concurența loială bazată pe calitatea produselor și serviciilor noastre. Furnizorul nu va tolera ca vreo decizie de afaceri să fie influențată în mod nejustificat de vreo relație sau interes personal anterior sau în curs de desfășurare cu un angajat sau manager KWS. Furnizorul este responsabil pentru evitarea situațiilor și relațiilor care implică conflicte de interese reale sau posibile. Aparența unui conflict poate fi la fel de dăunătoare pentru reputație ca un conflict real. Orice conflict care apare în timpul relației de afaceri cu KWS trebuie să fie făcut transparent de către furnizor.

Relațiile cu autoritățile
Furnizorul trebuie să respecte cu strictețe legea în relațiile sale cu guvernele, autoritățile și organismele publice, să se abțină de la orice formă de corupție și să respecte regulile concurenței libere și loiale. În plus, furnizorul nu trebuie să încerce să obstrucționeze eventualele investigații ale autorităților. În schimb, furnizorul este încurajat să ajute autoritățile publice în investigațiile în curs, ori de câte ori este necesar și adecvat. Cu toate acestea, pentru a proteja interesele legitime ale companiei și ale membrilor personalului respectiv, se recomandă consultarea departamentului de conformitate, a departamentului juridic sau a unui consilier juridic.

Consultanți și furnizori de servicii
Atunci când furnizorul selectează un prestator de servicii de orice fel, acesta este responsabil să se asigure că respectivul prestator de servicii are o reputație de integritate și conduită etică în afaceri. Furnizorul trebuie să se asigure în mod special că plățile către consultanți și prestatori de servicii sunt efectuate numai pentru serviciile prestate și că plățile reflectă o proporție adecvată față de serviciul prestat.

10. Conduita corectă pe piață

Libera concurență
Furnizorul trebuie să respecte legislația aplicabilă în materie de concurență. Furnizorul nu se va angaja în comportamente anticoncurențiale nici cu concurenții - cum ar fi fixarea prețurilor sau a termenilor și condițiilor - nici cu furnizorii sau clienții și nu va abuza de nicio poziție dominantă pe piață.

Controlul exporturilor
Furnizorul trebuie să respecte toate legile și dispozițiile relevante, printre altele, toate sancțiunile internaționale aplicabile și dispozițiile privind boicotul referitoare la importul și exportul de bunuri, servicii, informații și transferuri de bani. În special, furnizorul respectă toate reglementările relevante privind controlul comerțului internațional, inclusiv licențele, documentația de transport, cerințele privind taxele vamale, documentația de import/export și cerințele privind raportarea și păstrarea înregistrărilor din toate țările în care își desfășoară activitatea și respectă embargourile aplicabile împotriva țărilor, precum și împotriva resortisanților special desemnați. Furnizorul trebuie să respecte programele de sancțiuni care interzic orice tranzacție cu anumite persoane și organizații desemnate, cum ar fi organizațiile teroriste sau alte întreprinderi criminale.

Spălarea banilor
Furnizorul va respecta legile și reglementările privind combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, precum și cerințele de diligență necesară pentru prevenirea spălării banilor și va fi responsabil pentru aplicarea acestor principii în acțiunile sale comerciale. În consecință, furnizorul va menține relații de afaceri numai cu parteneri de afaceri dacă este convins (i) de integritatea acestora și (ii) că partenerii de afaceri respectă toate dispozițiile legale relevante privind prevenirea spălării banilor.

Informații financiare
Furnizorul publică - dacă este cazul - orice date financiare și rapoarte privind operațiunile sale comerciale în mod veridic și în conformitate cu legislația aplicabilă și cu standardele internaționale de raportare.

11. Protecția datelor, secretele de afaceri și proprietatea societății

Protecția datelor
Furnizorul prelucrează datele cu caracter personal aflate sub controlul KWS numai în conformitate cu legislația aplicabilă și în scopuri comerciale legitime. Furnizorul partajează datele cu caracter personal numai cu persoanele cărora li se permite accesul, le păstrează numai atât timp cât este necesar și se asigură că terții care au acces la datele cu caracter personal ale KWS păstrează aceleași standarde de protecție ca și furnizorul.
Furnizorul protejează, de asemenea, datele cu caracter personal prin măsuri tehnice și organizatorice împotriva accesului, utilizării, divulgării, modificării sau distrugerii neautorizate, în conformitate cu politici solide de securitate a informațiilor și asigură o organizare atentă și siguranța proceselor IT.

Protecția know-how-ului, brevetelor, secretelor industriale și comerciale
Furnizorul trebuie să protejeze know-how-ul KWS și secretele sale industriale și comerciale. Furnizorul nu transmite astfel de informații niciunei părți terțe sau publicului fără acordul prealabil scris al KWS. Furnizorul nu încalcă niciun drept de proprietate intelectuală al KWS, cum ar fi mărcile comerciale și brevetele.

Manipularea bunurilor societății
Furnizorul trebuie să protejeze activele corporale și necorporale ale KWS și să le utilizeze exclusiv în scopul îndeplinirii obligațiilor sale contractuale. Furnizorul se asigură că angajații săi, precum și terții (cum ar fi subcontractanții sau prestatorii de servicii) nu deteriorează intenționat sau din neglijență, nu deturnează, nu deturnează și nu utilizează aceste bunuri într-un mod contrar intereselor KWS.

12. Due diligence și audit al furnizorilor

KWS încurajează cu tărie Furnizorul să planifice, să implementeze, să monitorizeze și să verifice periodic activitățile și măsurile sale de due diligence privind drepturile omului. Furnizorul este încurajat să desfășoare activități de gestionare a riscurilor care sunt adecvate pentru activitățile sale comerciale și să pună în aplicare sisteme de gestionare, procese și orientări, după cum este necesar, pentru a respecta așteptările prezentului cod.

În special, KWS încurajează furnizorul să respecte și să încurajeze cerințele de mai sus privind drepturile omului și mediul în legătură cu propriii săi furnizori. KWS încurajează furnizorul să își stabilească propriul mecanism de reclamații sau plângeri prin care angajații și/sau partenerii săi pot raporta preocupări sau activități ilegale legate de încălcarea drepturilor omului și a drepturilor de mediu.

KWS poate efectua audituri la instalațiile furnizorului pentru a examina respectarea prezentului cod. În scopul clarificării riscurilor sau încălcărilor în legătură cu prezentul cod, furnizorul tolerează ca angajații KWS sau terții autorizați să efectueze audituri adecvate la toate locațiile de exploatare ale furnizorului potențial afectate și să inspecteze documentele furnizorului relevante pentru riscuri.

13. Cooperarea dintre KWS și furnizori

Furnizorul cooperează cu KWS în toate aspectele legate de respectarea prezentului cod. Furnizorul oferă sprijinul necesar pentru a permite KWS să își îndeplinească propriile obligații legale, în special să dezvolte un concept și un calendar pentru măsuri adecvate și eficiente pentru a pune capăt oricăror încălcări sau pentru a atenua orice efecte care au avut deja loc.

14. Încălcarea prezentului cod

În cazul încălcării oricărei dispoziții a prezentului cod, furnizorul trebuie să ia imediat măsurile corective necesare pentru a pune capăt încălcării. În cazul în care nu se poate pune capăt încălcării în viitorul previzibil, KWS se așteaptă ca furnizorul să coopereze la stabilirea și punerea în aplicare a unor măsuri adecvate și eficiente pentru a pune capăt oricărei încălcări sau pentru a atenua orice efecte care au avut deja loc. Furnizorul trebuie să documenteze faptele cazului și măsurile luate și să informeze KWS în consecință, la cerere. Fără a aduce atingere celor de mai sus, KWS are dreptul de a înceta relația cu furnizorul pentru motive întemeiate, fără ca KWS să fie obligată să plătească daune-interese sau alte compensații, în cazul în care furnizorul încalcă în mod grav sau continuu orice dispoziție a prezentului cod sau nu remediază situația în mod corespunzător, în ciuda depunerii unei plângeri și a stabilirii unui termen rezonabil de către KWS, și nu ia, în același timp, măsuri adecvate pentru a se asigura că obligațiile prevăzute de prezentul cod sunt îndeplinite în viitor.

15. Platforma de raportare a conformității

KWS a instituit o procedură de reclamație pentru a permite persoanelor să raporteze orice încălcare a regulilor sau comportament necorespunzător din partea angajaților KWS sau din partea furnizorilor noștri direcți. Orice persoană care deține informații concrete sau a observat comportamente care încalcă principiile prezentului cod, inclusiv, în special, drepturile omului și obligațiile de mediu, este încurajată să utilizeze platforma noastră de raportare a conformității și să depună un raport prin intermediul acestui link: https://kwssaat.whistIeblowernetwork.net/.

Furnizorul furnizează informații adecvate în cadrul propriei companii și furnizorilor săi direcți cu privire la posibilitatea de a raporta încălcări (potențiale) prin intermediul platformei de raportare a conformității. Furnizorul își informează angajații cu privire la accesibilitatea și posibilitatea de a transmite informații anonime prin intermediul platformei de raportare a conformității într-un mod inteligibil și adecvat pentru destinatari.

16. Clauză suplimentară

În cazul în care au fost convenite obligații mai stricte cu un furnizor în cadrul unui contract individual care diferă de principiile din prezentul document, aceste obligații divergente vor prevala.