Privacyverklaring voor klanten en zakenpartners

Wij, KWS Benelux B.V., Schellingstraat 10, 4879NK Etten-Leur, Nederland (hierna “KWS”, “wij” of “ons” genoemd), nemen de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus. KWS distribueert haar producten doorgaans niet rechtstreeks naar boeren (onze “klanten”), maar naar bedrijven zoals groothandelaren, distributeurs, dealers, leveranciers en andere partners (gezamenlijk “zakenpartners” genoemd). Daarom verzamelt en verwerkt KWS slechts een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van klanten. Gegevens met betrekking tot zakenpartners worden doorgaans niet als persoonsgegevens aangemerkt. KWS verwerkt echter de zakelijke gegevens en contactgegevens van werknemers en andere contactpersonen van klanten en zakenpartners. In deze Privacyverklaring wordt vermeld hoe en voor welke doeleinden KWS persoonsgegevens verwerkt van klanten en van zakenpartners en hun contactpersonen.

KWS beschermt en verwerkt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens en gegevensbeveiliging.

1. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

We zorgen ervoor dat persoonsgegevens uitsluitend op een passende manier worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens moet in overeenstemming met de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming worden gerechtvaardigd door ten minste één van een aantal “rechtsgronden” en wij zetten in deze Privacyverklaring de rechtsgronden voor de verschillende vormen van verwerking uiteen.

Hieronder vindt u de rechtsgronden die de verwerking van uw gegevens rechtvaardigen:

  • Toestemming, wanneer u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens te verwerken (u hebt een toestemmingsformulier ontvangen met betrekking tot een dergelijke verwerking). U kunt uw toestemming te allen tijde en voor de toekomst intrekken.
  • Uitvoering van een overeenkomst, als uw gegevens vereist zijn voor het afsluiten of uitvoeren van onze overeenkomst met u.
  • Wettelijke verplichting, als we uw gegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Gerechtvaardigd belang, als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van uw gegevens en ons gerechtvaardigd belang bij de verwerking zwaarder weegt dan een eventuele aantasting van uw rechten op privacy.

2. Waarom en voor welke doeleinden verwerken we uw gegevens?

2.1. Gegevens van klanten en hun contactpersonen

In het kader van de samenwerking met onze klanten verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Communicatie met klanten over producten, diensten en projecten, bijv. om vragen van klanten af te handelen.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (voor marketing van onze producten en diensten), toestemming.
  • Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en de klant, bijv. het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het incasseren van vorderingen en het uitvoeren van leveringen.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (beheren van een zakelijke relatie).
  • Het uitvoeren van klantonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, wedstrijden of soortgelijke acties en evenementen.
    Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (marketing van onze producten en diensten), toestemming.
  • Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. belasting- en handelswetgeving), evenals KWS-richtlijnen en industriestandaarden.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (naleving van de wet en het vermijden van overtredingen).
  • Beslechting van juridische geschillen, handhaving van bestaande overeenkomsten en voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (verdediging van onze gerechtvaardigde belangen).

2.2. Gegevens van zakenpartners en hun contactpersonen

In het kader van de samenwerking met onze zakenpartners verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Communicatie met zakenpartners over producten, diensten en projecten, bijv. voor het behandelen van verzoeken van onze zakenpartners.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (voor elektronische marketing via e-mail of telefonisch).
  • Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en onze zakenpartners, bijv. het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het incasseren van vorderingen en het uitvoeren van leveringen.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (beheren van een zakelijke relatie).
  • Het uitvoeren van onderzoeken van onze zakenpartners, marketingcampagnes, marktanalyses, loterijen of soortgelijke acties en evenementen.
    Rechtsgrond: gerechtvaardigde belangen (marketing van onze producten en diensten), toestemming.
  • Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. belasting- en handelswetgeving), evenals KWS-richtlijnen en industriestandaarden.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (naleving van de wet en het vermijden van overtredingen).
  • Beslechting van juridische geschillen, handhaving van bestaande overeenkomsten en voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (verdediging van onze gerechtvaardigde belangen).
  • Beheer van zaadproductie en plantenteelt door boeren/opdrachtnemers op grond van een overeenkomst (bijv. om zeer efficiënte veldwerkprocessen en de ondersteuning van gegevensanalyse en -integratie door KWS mogelijk te maken).
    Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst, gerechtvaardigd belang (om de hoge kwaliteit van het zaad te garanderen en om de processen binnen de zaadproductie te optimaliseren).

3. Welke soort persoonsgegevens kan KWS verzamelen over klanten, zakenpartners en contactpersonen?

KWS verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens, als aan de bovengenoemde criteria wordt voldaan:

3.1. Gegevens van klanten en hun contactpersonen

  • Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, geboortedatum (wanneer deze vrijwillig aan ons is verstrekt), faxnummer en e-mailadres.
  • Betalingsgegevens, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties.
  • Aanvullende informatie die moet worden verwerkt in het kader van een klantproject of de uitvoering van een contractuele overeenkomst met KWS of die vrijwillig door onze klanten wordt verstrekt, zoals geplaatste bestellingen, vragen of projectgegevens.
  • Bedrijfsinformatie, zoals areaal, ziekte en bodemgesteldheid, hoeveelheid en type gebruikte producten van KWS en concurrenten, getrouwheidswaardes.
  • Geschiedenis van de interactie tussen de klant en KWS, zoals deelname aan KWS-evenementen, mailings, interactie met vertegenwoordigers van KWS en/of freelancers.

3.2. Gegevens van zakenpartners en hun contactpersonen

  • Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, bedrijfsadres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk mobiel telefoonnummer, zakelijk faxnummer en zakelijk e-mailadres.
  • Betalingsgegevens, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties of fraudepreventie, inclusief creditcardinformatie en socialezekerheidsnummers.
  • Aanvullende informatie die moet worden verwerkt in het kader van een project of de uitvoering van een contractuele overeenkomst met KWS of die vrijwillig door onze contactpersonen wordt verstrekt, zoals geplaatste bestellingen, vragen of projectgegevens.
  • Informatie verkregen uit publiekelijk toegankelijke bronnen, informatiedatabases of van kredietagentschappen.
  • Indien nodig binnen het kader van nalevingsscreenings: informatie over relevante juridische geschillen en andere juridische geschillen met zakenpartners.
  • Voor het beheer van zaadproductie en plantenteelt door boeren/opdrachtnemers op grond van een overeenkomst, zijn ook de volgende gegevens van toepassing: veldgegevens zoals drone- en satellietbeelden, milieugegevens (bijv. weer- en bodemgegevens), zaadtellingen en machinegegevens, evenals metingen van veldgegevens, digitale veldplannen, veldgrenzen en geschiedenissen.

4. Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

4.1. Gegevens van klanten en hun contactpersonen

Normaalgesproken ontvangen we uw persoonsgegevens van u. We kunnen echter ook gegevens van onze zakenpartners, leveranciers, freelancers of datahandelaren ontvangen.

4.2. Gegevens van zakenpartners en hun contactpersonen

We kunnen uw persoonsgegevens van u of van derden verkrijgen, zoals onze zakenpartners of krediet- en fraudebestrijdingsagentschappen, sanctielijsten en lijsten met politiek prominente personen en openbare registers.

5. Wie zijn de ontvangers, en wonen ze in derde landen?

KWS geeft persoonsgegevens door aan dochtermaatschappijen van KWS of andere particuliere instanties, maar alleen als dit noodzakelijk is voor het realiseren van een of meer van de bovengenoemde doeleinden.

KWS stuurt persoonsgegevens door naar rechtbanken, autoriteiten en advocatenkantoren voor zover wettelijk toegestaan en noodzakelijk om te voldoen aan de geldende wetgeving of om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

KWS werkt met interne en externe dienstverleners (verwerkers), zoals dienstverleners voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners mogen alleen handelen volgens de instructies van KWS, en zijn contractueel verplicht om de toepasselijke gegevensbeschermingsvereisten na te leven.

De ontvangers die worden beschreven in deze paragraaf 5 kunnen zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“derde landen”) waar het toepasselijke recht niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt. In dit geval zullen wij, als wij uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen voor een passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens, tenzij dit in overeenstemming is met een wettelijke toestemming. Neem contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via de onderstaande contactgegevens als u een kopie wilt ontvangen van de waarborgen die wij gebruiken met betrekking tot het exporteren van uw persoonsgegevens.

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Als KWS de bewaartermijn niet heeft gespecificeerd tijdens het verzamelen van gegevens (bijv. in een verklaring van toestemming), zullen uw persoonsgegevens worden gewist als de opslag ervan niet langer nodig is voor het doel van de opslag, tenzij een wettelijke bewaarplicht (bijv. op grond van bedrijfs- of belastingwetgeving) een langere bewaartermijn vereist.

7. Welke rechten hebt u?

Binnen de context van de toepasselijke wettelijke bepalingen hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen zijn op het uitoefenen van deze rechten, en dat u ze daarom niet in alle gevallen kunt uitoefenen.

  • Informatie: U hebt het recht om informatie te verkrijgen over alle persoonsgegevens die door KWS over u zijn opgeslagen.
  • Rectificatie: U kunt eisen dat we onjuiste persoonsgegevens wijzigen.
  • Wissing: U kunt ons vragen om persoonsgegevens te wissen onder bepaalde omstandigheden, en we zullen passende stappen zetten om andere verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens verwerken door te geven dat u wenst dat links naar uw gegevens, kopieën van uw gegevens en doublures van uw gegevens worden gewist.
  • Intrekking van uw toestemming: U kunt uw toestemming voor de gegevensverwerking die u ons hebt verleend intrekken en verdere verwerking voorkomen als er geen andere reden is waarom KWS uw persoonsgegevens kan of moet verwerken.
  • Beperking: In bepaalde gevallen kunt u verzoeken dat we de verwerking van uw gegevens beperken.
  • Overdraagbaarheid: Als u ons gegevens hebt verstrekt op basis van een overeenkomst of toestemming, kunt u verzoeken de door u verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, of dat wij deze naar een andere verwerkingsverantwoordelijke sturen.

Recht van bezwaar

Recht van bezwaar per specifiek geval

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op gerechtvaardigde belangen om redenen die verband houden met uw specifieke situatie; dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen. Deze persoonsgegevens worden dan niet meer voor deze doeleinden verwerkt, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking worden vastgesteld die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking ten behoeve van direct marketing

In afzonderlijke gevallen worden uw gegevens verwerkt voor het uitvoeren van direct marketing. U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden in verband met dergelijke marketing. Dit geldt ook voor profilering, voor zover het verband houdt met dergelijke directe reclame. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking ten behoeve van direct marketing, worden uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden verwerkt.

Om de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de verstrekte contactgegevens.

  • Een klacht indienen: U kunt een klacht indienen over onze verwerking bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:

KWS Benelux B.V.
Schellingstraat 10
4879NK Etten-Leur
Nederland
E-mail: dataprotection.kwsbenelux@kws.com

Etten-Leur, Januari 2021