Bescherming van uw gegevens als sollicitant

Met dit privacybeleid delen wij, KWS Benelux B.V., Schellingstraat 10, 4879NK Etten-Leur, Nederland (hierna “KWS”, “wij”, of “ons”), u mede welke gegevens zullen worden verwerkt in verband met uw sollicitatieprocedure en welke rechten u in dit opzicht hebt.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we in verband met uw sollicitatieprocedure?

We kunnen in een bepaald geval de volgende persoonsgegevens verwerken. Niet alle onderstaande gegevens zullen van alle sollicitanten worden verwerkt.

  • Contactgegevens, waaronder naam, persoonlijk postadres, telefoonnummer(s) en persoonlijk e-mailadres
  • Nationaliteit, geboorteplaats en -datum
  • Gegevens over uw opleidingen, kwalificaties en professionele ontwikkeling
  • Gegevens met betrekking tot bijscholingsactiviteiten en aanvullende kwalificaties
  • Salarisverwachtingen, opzegtermijnen, certificaten, referenties, aanbevelingen, werkvergunningen, handicap en taalvaardigheden

2. Voor welk doeleinde verwerken we uw gegevens?

(a) Wij verwerken uw persoonsgegevens, die wij van u ontvangen, om uw sollicitatie naar een specifieke vacature of uw open sollicitatie te verwerken, om het sollicitatieproces uit te voeren en om te beslissen over het aangaan van een arbeidsrelatie.

(b) In bepaalde omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken op basis van een verklaring van toestemming die door u wordt gegeven. De doeleinden van de verwerking zijn gebaseerd op de inhoud van die respectievelijke verklaring van toestemming. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn in de volgende gevallen:

  • Uw sollicitatie leidde niet tot een dienstverband bij ons bedrijf. Uw profiel kan echter van belang zijn voor toekomstige vacatures voor een vergelijkbare functie bij ons bedrijf of een ander bedrijf van KWS, en we hebben u toegevoegd aan onze kandidatenpool van de hele groep.

(c) In bepaalde omstandigheden kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen uit hoofde van het handels-, belasting-, financieel of strafrecht. De doeleinden van die verwerking zijn gebaseerd op de betreffende wettelijke verplichting. Verwerking wordt over het algemeen uitgevoerd om te voldoen aan de officiële toezichts- en bekendmakingsvereisten.

(d) Indien nodig kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken om onze legitieme belangen te beschermen. We zullen uw persoonsgegevens alleen verwerken als we, nadat we onze belangen bij de verwerking hebben afgewogen tegen uw mogelijk tegenstrijdige belangen en grondrechten en fundamentele vrijheden, constateren dat onze belangen zwaarder wegen. Dit kan van toepassing zijn in de volgende gevallen:

  • Verdediging tegen wettelijke vorderingen die zijn ingesteld in verband met de sollicitatieprocedure. Ons gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld bestaan uit het dragen van de bewijslast van in gerechtelijke procedures in overeenstemming met de Algemene wet op gelijke behandeling (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, AGG).

3. Wat is onze rechtsgrond bij het verwerken van uw gegevens?

(a) Uw persoonsgegevens, die wij verwerken om de wervingsprocedure uit te voeren en om te beslissen over het aangaan van een arbeidsrelatie, worden verwerkt op basis van artikel 6, lid 1, punt b) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gegevens over u die bijzondere categorieën van persoonsgegevens kunnen vormen in de zin van artikel 9, lid 1 van de AVG worden alleen door ons verwerkt overeenkomstig artikel 9, lid 2 van de AVG, dat wil zeggen, wanneer de beoogde verwerking wettelijk gerechtvaardigd is.

(b) In gevallen waarin uw sollicitatie niet heeft geleid tot een dienstverband bij ons bedrijf, maar uw profiel wel interessant kan zijn voor een vergelijkbare functie binnen ons bedrijf of een ander bedrijf van KWS, en we u toegevoegd hebben aan onze kandidatenpool van de hele groep, verwerken wij uw persoonsgegevens op basis van een verklaring van toestemming die door u wordt gegeven. In dit verband worden gegevens verwerkt op grond van artikel 6, lid 1, punt a) van de AVG.

Als we bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerken op grond van uw toestemming, wordt dit gedaan overeenkomstig artikel 9, lid 2 van de AVG.

U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Houd er echter rekening mee dat deze intrekking alleen effect heeft op de toekomst, wat betekent dat de wettigheid van de gegevensverwerking die tot op het moment van de intrekking heeft plaatsgevonden, niet wordt beïnvloed door de intrekking.

(c) Als wij uw persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, worden de hiermee samenhangende gegevens verwerkt overeenkomstig artikel 6, lid 1, punt c) van de AVG.

Als we bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, wordt dit gedaan overeenkomstig artikel 9, lid 2 van de AVG.

(c) Als wij uw persoonsgegevens verwerken om onze gerechtvaardigde belangen te beschermen, worden de hiermee samenhangende gegevens verwerkt overeenkomstig artikel 6, lid 1, punt f) van de AVG. In dit geval bestaan onze gerechtvaardigde belangen uit het nastreven van de doeleinden zoals vermeld in sectie 2 (d).

4. Worden uw persoonsgegevens ook verzameld door derden?

Wij verwerken voornamelijk de persoonsgegevens die we rechtstreeks van u ontvangen. In bepaalde situaties verkrijgen we uw persoonsgegevens ook van derden. Dit wordt bijvoorbeeld gedaan in de volgende gevallen:

  • We ontvangen uw sollicitantgegevens van andere bedrijven van KWS als uw sollicitatiedocumenten zijn toegevoegd aan de kandidatenpool.
  • We ontvangen uw sollicitantgegevens via een wervingsbureau.
  • Wij ontvangen uw sollicitantgegevens van een medewerker van KWS als aanbeveling.
  • We ontvangen uw sollicitantgegevens via een sociaal netwerk of een banenportaal waar u geregistreerd bent om deel uit te maken van een kandidatenpool.

Indien nodig zullen we u hierover afzonderlijk nader informeren.

5. Sturen we uw gegevens door aan derden? Wie zijn de ontvangers, en wonen ze in derde landen?

Als u toestemming hebt gegeven, of als er sprake is van een andere rechtsgrond, zullen wij uw sollicitantgegevens doorsturen naar andere bedrijven van KWS.

Wij werken met interne en externe dienstverleners (verwerkers genoemd) van het bedrijf, zoals dienstverleners voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners mogen alleen handelen volgens onze instructies, en zijn contractueel verplicht om de toepasselijke gegevensbeschermingsvereisten na te leven.

Wanneer wettelijk toelaatbaar en noodzakelijk voor de naleving van de toepasselijke wetgeving, of voor het instellen, uitvoeren of verdedigen van een rechtsvordering, kunnen we uw persoonsgegevens doorsturen aan rechtbanken, autoriteiten en advocatenkantoren.

De ontvangers die worden beschreven in deze paragraaf 5 kunnen zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“derde landen”) waar het toepasselijke recht niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt. In dit geval zullen wij, als wij uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen voor een passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens, tenzij dit in overeenstemming is met een wettelijke toestemming. Neem contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via de onderstaande contactgegevens als u een kopie wilt ontvangen van de waarborgen die wij gebruiken met betrekking tot het exporteren van uw persoonsgegevens.

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

KWS slaat de gegevens van sollicitanten alleen op zolang dat nodig is om de genoemde doeleinden te verwezenlijken (zie paragraaf 2). Gegevens die niet langer nodig zijn of die KWS niet meer mag bewaren, worden onherstelbaar geanonimiseerd of gewist. In het geval dat gegevens geanonimiseerd worden, mag KWS de gegevens langer bewaren omdat elke persoonlijke verwijzing verwijderd is.

Als uw sollicitatie niet succesvol is, zullen wij uw sollicitatiedocumenten uiterlijk zes maanden na afronding van de wervingsprocedure wissen, tenzij u ons toestemming hebt gegeven om uw gegevens toe te voegen aan onze kandidatenpool. In dit geval zullen we uw gegevens uiterlijk binnen twee jaar wissen.

Als er een arbeidsrelatie tussen u en ons wordt aangegaan, wissen we de gegevens van uw sollicitatieprocedure niet, maar zullen we in plaats daarvan, voor zover nodig, de gegevens aan uw personeelsdossier toevoegen. Vervolgens verwerken we de gegevens met als doel om de arbeidsrelatie tot uitvoering te brengen.

7. Welke rechten hebt u?

Binnen de context van de toepasselijke wettelijke bepalingen hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen zijn op het uitoefenen van deze rechten, en dat u ze daarom niet in alle gevallen kunt uitoefenen.

  • Informatie: U hebt het recht om informatie te verkrijgen over alle persoonsgegevens die door KWS over u zijn opgeslagen.
  • Rectificatie: U kunt eisen dat we onjuiste persoonsgegevens wijzigen.
  • Wissing: U kunt ons vragen om persoonsgegevens te wissen onder bepaalde omstandigheden, en we zullen passende stappen zetten om andere verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens verwerken door te geven dat u wenst dat links naar uw gegevens, kopieën van uw gegevens en doublures van uw gegevens worden gewist.
  • Intrekking van uw toestemming: U kunt uw toestemming voor de gegevensverwerking die u ons hebt verleend intrekken en verdere verwerking voorkomen als er geen andere reden is waarom KWS uw persoonsgegevens kan of moet verwerken.
  • Beperking: In bepaalde gevallen kunt u verzoeken dat we de verwerking van uw gegevens beperken.
  • Overdraagbaarheid: Als u ons gegevens hebt verstrekt op basis van een overeenkomst of toestemming, kunt u verzoeken de door u verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, of dat wij deze naar een andere verwerkingsverantwoordelijke sturen.

Recht van bezwaar

Recht van bezwaar per specifiek geval

U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die gebaseerd is op gerechtvaardigde belangen om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Deze persoonsgegevens worden dan niet meer voor deze doeleinden verwerkt, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking worden vastgesteld die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Om de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de verstrekte contactgegevens.

  • Een klacht indienen: U kunt een klacht indienen over onze verwerking bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Contactgegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking is:

KWS Benelux B.V.
Schellingstraat 10
4879NK Etten-Leur
Telefoon: +32 76 50 30003
Fax: +32 76 50 23518
E-mail: dataprotection.kwsbenelux@kws.com

Etten-Leur, Oktober 2020