Privacyverklaring voor klanten en zakenpartners

[KWS Benelux BV] (“KWS”) neemt gegevensprivacy zeer serieus. KWS distribueert haar producten doorgaans niet rechtstreeks naar boeren (onze “Klanten”), maar distribueert producten naar bedrijven zoals groothandelaren, verkooppartners, dealers, leveranciers en andere partners (gezamenlijk “Zakenpartners” genoemd). Daarom verzamelt en verwerkt KWS slechts een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van Klanten. Gegevens met betrekking tot Zakenpartners worden doorgaans niet als persoonsgegevens beschouwd. KWS verwerkt echter beroepsmatige en contactgegevens met betrekking tot professionals en andere contactpersonen van de Zakenpartners. In deze Privacyverklaring wordt vermeld hoe en voor welke doeleinden KWS persoonsgegevens verwerkt die betrekking hebben op Klanten alsmede op Zakenpartners en hun Contactpersonen.

KWS beschermt persoonsgegevens en verwerkt dergelijke gegevens alleen in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen voor de bescherming van persoonsgegevens en gegevensbeveiliging.

1. Welke rechtsgrond hebben wij om persoonsgegevens te verwerken?

KWS is een verwerkingsverantwoordelijke zoals gedefinieerd door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We doen er alles aan om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens alleen op de juiste wijze worden gebruikt. Het gebruik van persoonsgegevens moet volgens de EU-wetgeving inzake gegevensbescherming worden gerechtvaardigd op grond van ten minste één “rechtsgrond” en we lichten de rechtsgronden voor elk gebruik toe in deze verklaring. Hier volgen de rechtsgronden die ons gebruik van uw gegevens kunnen rechtvaardigen:

  • Contractuitvoering, wanneer uw gegevens nodig zijn om een contract met u aan te gaan of uit te voeren.
  • Wettelijke verplichting, wanneer we uw gegevens nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
  • Gerechtvaardigde belangen, wanneer onze redenen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zwaarder wegen dan enige afbreuk van uw gegevensbeschermingsrechten.
  • Toestemming, wanneer u toestemming hebt gegeven voor ons gebruik van uw gegevens (u hebt een toestemmingsformulier ontvangen met betrekking tot dergelijk gebruik en u kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken.

2. Waarom en voor welk doeleinde verzamelen we uw persoonsgegevens?

2.1. Gegevens van Klanten

Als onderdeel van onze samenwerking met Klanten verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: ¡

  • Communicatie met Klanten over producten, diensten en projecten, bijv. om vragen van Klanten te verwerken
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (voor elektronische marketing via e-mail of telefoon);
  • Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en de Klant, bijv. het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het innen van schulden en het uitvoeren van leveringen
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, toestemming;
  • Het uitvoeren van klantonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, loterijen of soortgelijke acties en evenementen
    Rechtvaardiging voor gebruik: gerechtvaardigd belang (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (indien vereist op grond van de toepasselijke privacywetgeving); ¡
  • Naleving van wettelijke vereisten (bijv. belasting- en handelsrecht), evenals KWS-richtlijnen en industriestandaarden
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (om te voldoen aan de wet en nalevingsproblemen te voorkomen);
  • Beslechting van juridische geschillen, handhaving van bestaande contracten en voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (voor de verdediging van onze wettelijke belangen).

2.2. Gegevens van Zakenpartners en hun contactpersonen

Als onderdeel van onze samenwerking met Zakenpartners verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Communicatie met Zakenpartners over producten, diensten en projecten, bijv. om vragen van Zakenpartners te verwerken
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (voor elektronische marketing via e-mail of telefoon);
  • Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en de Zakenpartners, bijv. het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het innen van schulden en het uitvoeren van leveringen
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting;
  • Het uitvoeren van onderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyses, loterijen of soortgelijke acties en evenementen
    Rechtvaardiging voor gebruik: gerechtvaardigd belang (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (indien vereist op grond van de toepasselijke privacywetgeving);
  • Naleving van wettelijke vereisten (bijv. belasting- en handelsrecht), evenals KWS-richtlijnen en industriestandaarden
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang (om te voldoen aan de wet en om nalevingsproblemen te voorkomen);
  • Beslechting van juridische geschillen, handhaving van bestaande contracten en voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
    Rechtvaardiging voor gebruik: contractuitvoering, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang (voor de verdediging van onze wettelijke belangen).

3. Welke persoonsgegevens kan KWS verzamelen over Klanten, Zakenpartners en contactpersonen?

3.1. Gegevens van Klanten

KWS verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens, als aan de bovengenoemde criteria is voldaan: ¡

  • Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, geboortedatum (wanneer deze uit eigen wil aan ons is verstrekt), faxnummer en e-mailadres; ¡
  • Betalingsgegevens, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties; ¡
  • Verdere informatie die moet worden verwerkt tijdens een klantproject of de uitvoering van een contractuele relatie met KWS of die vrijwillig door onze Klanten wordt verstrekt, zoals geplaatste bestellingen, verzoeken of projectdetails; ¡
  • Bedrijfsinformatie, zoals areaal van Klanten, ziekte en bodemgesteldheid, hoeveelheid en type producten betrokken bij KWS en concurrerende producten die worden gebruikt, getrouwheidsscores; ¡
  • Geschiedenis van interacties, zoals deelname aan KWS-evenementen, mailings, interactie met vertegenwoordigers van KWS en/of freelancers;

3.2. Gegevens van Zakenpartners en hun contactpersonen

  • KWS verwerkt de volgende categorieën van persoonsgegevens, als aan de bovengenoemde criteria is voldaan:
  • Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, bedrijfsadres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk mobiel telefoonnummer, zakelijk faxnummer en zakelijk e-mailadres;
  • Betalingsgegevens, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties of fraudepreventie inclusief creditcardinformatie en socialezekerheidsnummers;
  • Verdere informatie die moet worden verwerkt in de loop van een project of tijdens de uitvoering van een contractuele relatie met KWS of die vrijwillig door onze contactpersonen wordt verstrekt, zoals geplaatste bestellingen, verzoeken of projectdetails;
  • Informatie verkregen uit openbare bronnen, informatiedatabases of van kredietagentschappen;
  • Waar nodig in het kader van nalevingsonderzoeken: informatie over relevante geschillen en andere juridische geschillen waarbij zakenpartners betrokken zijn.

4. Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens?

4.1. Gegevens van Klanten

Over het algemeen verkrijgen we uw persoonsgegevens alleen van u. We kunnen ook gegevens verkrijgen van onze zakenpartners, verkopers, freelancers of adresdealers.

4.2. Gegevens van Zakenpartners en hun contactpersonen

Over het algemeen verkrijgen we uw persoonsgegevens van u. We kunnen ook persoonsgegevens verkrijgen van derden, zoals onze zakenpartners of kredietreferentie- en fraudebestrijdingsagentschappen, sanctielijsten en lijsten met politiek prominente personen en openbare registers.

5. Delen wij uw gegevens met derden of sturen we uw persoonsgegevens naar andere landen?

KWS kan persoonsgegevens delen met dochtermaatschappijen van KWS, maar alleen als dit nodig is voor het realiseren van een of meer van de bovengenoemde doeleinden.

KWS kan persoonsgegevens verstrekken aan rechtbanken, regelgevende instanties of advocatenkantoren, voor zover dit wettelijk toelaatbaar en noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wetgeving, of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

KWS werkt samen met dienstverleners (zogenaamde verwerkers), zoals dienstverleners voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners zullen alleen handelen volgens de instructies van KWS en zijn contractueel gebonden om de toepasselijke gegevensbeschermingsvereisten na te leven.

De ontvangers die worden beschreven in dit Artikel 5 kunnen zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte (“derde landen”) waar het toepasselijke recht niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming toepast als in uw eigen land. In een dergelijk geval zullen wij, wanneer we uw persoonsgegevens naar ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte verzenden, ervoor zorgen dat de persoonsgegevens een passend beschermingsniveau krijgen. Neem contact op met KWS als u een kopie wilt zien van de waarborgen die we toepassen met betrekking tot de export van uw persoonsgegevens.

6. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

In het geval dat KWS de bewaartermijn niet heeft gespecificeerd bij het verzamelen van de gegevens (bijv. in een verklaring van toestemming), worden uw persoonsgegevens verwijderd als de opslag ervan niet langer nodig is in overeenstemming met het doeleinde van de opslag, tenzij een wettelijke bewaarplicht (bijv. bedrijfs- of belastingwetgeving) een langere bewaartermijn vereist.

7. Wat zijn uw rechten?

Als u zich in de EU bevindt, hebt u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen van toepassing zijn op de uitoefening van deze rechten en dat u deze rechten dus niet in alle situaties zult kunnen uitoefenen. Bovendien zullen deze variëren in verschillende EU-lidstaten.

  • Recht op informatie: U hebt over het algemeen het recht om binnen één (1) maand na uw verzoek inzage te verkrijgen in alle gegevens die KWS over u bewaart;
  • Rectificatie: U kunt ons vragen om onjuiste persoonsgegevens te wijzigen;
  • Wissing: U kunt ons vragen om persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te wissen en we zullen redelijke stappen ondernemen om andere verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens verwerken te informeren dat u hebt verzocht om koppelingen naar, of kopieën of replicaties van deze gegevens te wissen;
  • Intrekking van toestemming: U kunt de toestemmingen voor verwerking die u ons hebt gegeven intrekken en verdere verwerking ervan voorkomen als er geen andere rechtsgrond is op basis waarvan KWS uw persoonsgegevens kan verwerken;
  • Beperking: U kunt eisen dat bepaalde persoonsgegevens als beperkt worden aangemerkt terwijl de klachten worden opgelost en u kunt ook verwerking in bepaalde andere omstandigheden beperken;
  • Overdraagbaarheid: U kunt vragen om de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens die wij nog steeds over u bewaren elektronisch naar een derde te sturen;
  • Een klacht indienen: U kunt een klacht indienen over onze verwerking bij de gegevensbeschermingsautoriteit in uw rechtsgebied.

8. Uw contactpersoon voor alle vragen

Neem contact op met Schellingstraat 10, 4879 NK Etten-Leur, Netherlands als u vragen hebt of een van uw rechten als betrokkene wenst uit te oefenen.

E-mail: dataprotection.kwsbenelux@remove-this.kws.com

U kunt ook op elk gewenst moment contact opnemen met de verantwoordelijke toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.