Privacyverklaring voor klanten en zakenpartners

Wij, KWS Benelux B.V., Ettenseweg 4, 4706 PB Roosendaal, Nederland, KWS Vegetables B.V., Plus Ultra II, Bronland 10G, 6708 WH Wageningen, Nederland, en KWS Vegetables Netherlands B.V., Middenweg 52, 1619 BN Andijk, Nederland (hierna aangeduid als "KWS", "wij" of "ons"), nemen de bescherming van persoonsgegevens zeer serieus. KWS distribueert haar producten doorgaans niet direct aan boeren (onze "klanten"), maar aan bedrijven zoals groothandels, distributeurs, dealers, leveranciers en andere partners (gezamenlijk aangeduid als "Zakelijke Partners"). Daarom verzamelt en verwerkt KWS slechts een beperkte hoeveelheid persoonsgegevens van klanten. Gegevens met betrekking tot zakelijke partners worden doorgaans niet beschouwd als persoonsgegevens. Echter, KWS verwerkt de zakelijke gegevens en contactgegevens van medewerkers en andere contactpersonen van klanten en zakelijke partners. Deze privacyverklaring beschrijft hoe en voor welke doeleinden KWS persoonsgegevens van klanten, zakelijke partners en hun contactpersonen verwerkt.

KWS beschermt en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen inzake gegevensbescherming en gegevensbeveiliging.

KWS Vegetables B.V. heeft doorgaans geen klanten; daarom is deze privacyverklaring voor KWS Vegetables B.V. gericht aan haar zakelijke partners, behalve klanten, en is de specifieke informatie hieronder met betrekking tot klantgegevens niet van toepassing.

1. Op welke wettelijke basis verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij zorgen ervoor dat persoonsgegevens op een passende manier worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens moet gerechtvaardigd zijn door ten minste één van de "wettelijke grondslagen" in overeenstemming met de EU-gegevensbeschermingswetgeving, en we zetten de wettelijke grondslagen voor de verschillende soorten verwerkingen uiteen in deze privacyverklaring. Hieronder vindt u de wettelijke grondslagen die de verwerking van uw gegevens rechtvaardigen:

• Toestemming, wanneer u ons toestemming heeft gegeven om uw gegevens te verwerken (u heeft een toestemmingsformulier ontvangen in verband met een dergelijke verwerking). U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken met werking voor de toekomst.
• Uitvoering van een contract, als uw gegevens nodig zijn voor het aangaan of uitvoeren van een contract met u.
• Wettelijke verplichting, als wij uw gegevens verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang, als wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking van uw gegevens en ons belang in de verwerking zwaarder weegt dan enige aantasting van uw privacyrechten.

2. Waarom en voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

2.1. Gegevens van klanten en hun contactpersonen

In het kader van de samenwerking met onze klanten verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Communicatie met klanten over producten, diensten en projecten, bijvoorbeeld om klantvragen te behandelen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming.
• Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en de klant, bijvoorbeeld het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het innen van vorderingen en het uitvoeren van leveringen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (beheer van een zakelijke relatie).
• Uitvoeren van klantonderzoeken, marketingcampagnes, marktanalyse, prijsvragen of soortgelijke promoties en evenementen.
  Wettelijke basis: gerechtvaardigde belangen (marketing van onze producten en diensten), toestemming.
• Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. belasting-, handels- en anti-witwaswetten); gegevensvergelijking met officiële sanctie- en antiterrorismelijsten (bijv. in overeenstemming met EU-verordeningen nr. 2580/2001 en 881/2002); evenals KWS-richtlijnen en industrienormen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (naleving van de wet en het vermijden van overtredingen).
• Oplossen van juridische geschillen, afdwingen van bestaande overeenkomsten en het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (verdediging van onze gerechtvaardigde belangen).

2.2. Gegevens van zakelijke partners, hun contactpersonen en uiteindelijke begunstigden

In het kader van de samenwerking met onze zakelijke partners verwerkt KWS persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Communicatie met zakelijke partners over producten, diensten en projecten, bijvoorbeeld om vragen van onze zakelijke partners te behandelen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (voor de marketing van onze producten en diensten), toestemming (voor elektronische marketing via e-mail of telefoon).
• Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen KWS en onze zakelijke partners, bijvoorbeeld het verwerken van bestellingen voor producten en diensten, het innen van betalingen voor boekhouding, facturering, het innen van vorderingen en het uitvoeren van leveringen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (beheer van een zakelijke relatie).
• Uitvoeren van onderzoeken onder onze zakelijke partners, marketingcampagnes, marktanalyse, prijsvragen of soortgelijke promoties en evenementen.
  Wettelijke basis: gerechtvaardigde belangen (marketing van onze producten en diensten), toestemming.
• Naleving van wettelijke verplichtingen (bijv. belasting-, handels- en anti-witwaswetten); gegevensvergelijking met officiële sanctie- en antiterrorismelijsten (bijv. in overeenstemming met EU-verordeningen nr. 2580/2001 en 881/2002); evenals KWS-richtlijnen en industrienormen.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (naleving van de wet en het vermijden van overtredingen).
• Oplossen van juridische geschillen, afdwingen van bestaande overeenkomsten en het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen (verdediging van onze gerechtvaardigde belangen).
• Beheer van zaadproductie en plantenteelt door boeren/aannemers op basis van een overeenkomst (bijv. om zeer efficiënte veldwerkprocessen mogelijk te maken en de ondersteuning van data-analyse en -integratie door KWS).
  Wettelijke basis: uitvoering van een contract, gerechtvaardigd belang (om de hoge kwaliteit van het zaad te garanderen en de processen binnen de zaadproductie te optimaliseren).

3. Welke soorten persoonsgegevens kan KWS verzamelen over klanten, zakelijke partners en contactpersonen?

KWS verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens als aan de bovengenoemde criteria is voldaan:

3.1. Gegevens van klanten, hun contactpersonen en uiteindelijke begunstigden

• Contactgegevens, zoals voornaam en achternaam, adres, telefoonnummer, mobiel nummer, geboortedatum (indien vrijwillig aan ons verstrekt), faxnummer en e-mailadres.
• Betalingsinformatie, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties.
• Aanvullende informatie die moet worden verwerkt in het kader van een klantproject of de uitvoering van een contractuele overeenkomst met KWS, of die vrijwillig door onze klanten wordt verstrekt, zoals geplaatste bestellingen, vragen of projectgegevens.
• Bedrijfsinformatie, zoals areaal, ziekte- en bodemomstandigheden, hoeveelheid en type gebruikte producten van KWS en concurrenten, loyaliteitswaarden.
• Indien vereist als onderdeel van compliance-screenings: Identiteitsgegevens, identiteitsnummer en/of kopie van uw identiteitsbewijs (ID-kaart of paspoort), handelsregisternummer, fiscaal nummer, details van eigendomsstructuur, bankgegevens, woonadres, geboortedatum en geboorteplaats.
• Geschiedenis van de interactie tussen de klant en KWS, zoals deelname aan KWS-evenementen, mailings, interactie met KWS-vertegenwoordigers en/of freelancers, verzonden berichten, evenals andere gegevens die in deze context zijn opgevraagd (gewastypes, veldgeschiedenis, enz.) om uw verzoek voldoende te beantwoorden.

3.2. Gegevens van zakelijke partners, hun contactpersonen en uiteindelijke begunstigden

• Contactgegevens, zoals voornaam en achternaam, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk mobiel nummer, zakelijk faxnummer en zakelijk e-mailadres.
• Betalingsinformatie, zoals informatie over de verwerking van betalingstransacties of fraudepreventie, inclusief creditcardinformatie en sofinummers.
• Aanvullende informatie die moet worden verwerkt in het kader van een project of de uitvoering van een contractuele overeenkomst met KWS, of die vrijwillig wordt verstrekt door onze contactpersonen, zoals geplaatste bestellingen, vragen of projectgegevens.
• Informatie verkregen uit openbaar beschikbare bronnen, informatiebestanden of van kredietbureaus.
• Indien nodig in het kader van compliance-screenings: identiteitsgegevens, identiteitsnummer en/of kopie van uw identiteitsbewijs (ID-kaart of paspoort), handelsregisternummer, fiscaal nummer, details van eigendomsstructuur, bankgegevens, woonadres, geboortedatum en -plaats, informatie over relevante juridische geschillen en andere juridische geschillen met zakelijke partners.
• Voor het beheer van zaadproductie en plantenteelt door boeren/aannemers onder een overeenkomst, zijn de volgende gegevens ook van toepassing: veldgegevens zoals drone- en satellietbeelden, milieugegevens (bijv. weer- en bodemgegevens), zaadtellingen en machinegegevens, evenals veldmetingen, digitale veldplannen, veldgrenzen en veldgeschiedenissen.

4. Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

4.1. Gegevens van klanten, hun contactpersonen en uiteindelijke begunstigden

Wij ontvangen uw persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van u. We kunnen echter ook gegevens ontvangen van onze zakelijke partners, leveranciers, freelancers of databrokers.

4.2. Gegevens van zakelijke partners en hun contactpersonen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verkrijgen van u of van derden, zoals onze zakelijke partners of krediet- en fraudebestrijdingsbureaus, sanctielijsten en lijsten van politiek prominente personen en openbare registers.

5. Wie zijn de ontvangers en wonen ze in derde landen?

KWS verstrekt persoonsgegevens aan dochterondernemingen van KWS of andere private partijen, maar alleen als dit nodig is voor het realiseren van een of meer van de hierboven genoemde doeleinden.

KWS verstrekt persoonsgegevens aan rechtbanken, autoriteiten en advocatenkantoren voor zover dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving of om juridische claims vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

KWS werkt samen met interne en externe dienstverleners (verwerkers), zoals dienstverleners voor IT-onderhoudsdiensten. Deze dienstverleners mogen alleen handelen volgens de instructies van KWS en zijn contractueel verplicht om te voldoen aan de toepasselijke vereisten voor gegevensbescherming.

De ontvangers die in deze sectie 5 worden beschreven, kunnen zich bevinden in landen buiten de Europese Economische Ruimte ("derde landen"), waar de toepasselijke wetgeving niet hetzelfde niveau van gegevensbescherming biedt. In dat geval zorgen wij, indien wij uw persoonsgegevens overdragen aan ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte, voor een passend beschermingsniveau voor uw persoonsgegevens, tenzij dit in overeenstemming is met een wettelijke machtiging. Neem contact op met de verwerkingsverantwoordelijke via de onderstaande contactgegevens als u een kopie wilt ontvangen van de waarborgen die wij gebruiken met betrekking tot de export van uw persoonsgegevens.

6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Als KWS de bewaartermijn niet heeft gespecificeerd tijdens het verzamelen van de gegevens (bijv. in een toestemmingsverklaring), worden uw persoonsgegevens verwijderd als de opslag ervan niet langer nodig is voor het doel van opslag, tenzij een wettelijke bewaarplicht (bijv. op grond van vennootschaps- of belastingwetgeving) een langere bewaartermijn vereist.

7. Welke rechten heeft u?

In het kader van de toepasselijke wettelijke bepalingen heeft u bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen zijn op de uitoefening van deze rechten, en dat u deze mogelijk niet in alle gevallen kunt uitoefenen.

• Informatie: U heeft het recht om informatie te verkrijgen over alle persoonsgegevens die KWS over u heeft opgeslagen.
• Rectificatie: U kunt eisen dat wij onjuiste persoonsgegevens wijzigen.
• Wissing: U kunt ons onder bepaalde omstandigheden vragen om persoonsgegevens te verwijderen, en wij zullen passende stappen ondernemen om andere verwerkingsverantwoordelijken die de gegevens verwerken te informeren dat u wilt dat koppelingen naar uw gegevens, kopieën van uw gegevens en duplicaten van uw gegevens worden verwijderd.
• Intrekking van uw toestemming: U kunt uw toestemming voor de gegevensverwerking die u aan ons heeft verstrekt intrekken en verdere verwerking voorkomen als er geen andere reden is waarom KWS uw persoonsgegevens kan of moet verwerken.
• Beperking: In bepaalde gevallen kunt u ons vragen de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid: Als u ons gegevens heeft verstrekt op basis van een contract of toestemming, kunt u verzoeken om de door u verstrekte gegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat te ontvangen, of om deze door ons naar een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verzenden.

Recht van bezwaar

Recht van bezwaar op individuele basis

U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen, op grond van redenen die verband houden met uw specifieke situatie; Dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepalingen. Deze persoonsgegevens zullen dan niet langer voor deze doeleinden worden verwerkt, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking worden aangetoond die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking verband houdt met het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Recht van bezwaar tegen gegevensverwerking voor directe marketingdoeleinden

In individuele gevallen worden uw gegevens verwerkt voor het uitvoeren van direct marketing. U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden in verband met dergelijke marketing. Dit geldt ook voor profilering, voor zover deze verband houdt met dergelijke directe reclame. Als u bezwaar maakt tegen verwerking voor directe marketingdoeleinden, worden uw persoonsgegevens niet langer voor die doeleinden verwerkt.

Om de bovenstaande rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de verstrekte contactgegevens.

• Indienen van een klacht: U kunt een klacht indienen over onze verwerking bij een gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Contactgegevens

De relevante verwerkingsverantwoordelijke voor u is het bedrijf waarmee u een zakelijke relatie heeft.

Hieronder vindt u de relevante contactinformatie van de verwerkingsverantwoordelijken:

KWS Benelux B.V.
Ettenseweg 4, 4706 PB Roosendaal, Nederland
Telefoon: +31 76 50 30003
E-mail: dataprotection.bnl@kws.com

KWS Vegetables B.V.
Plus Ultra II, Bronland 10G, 6708 WH Wageningen, Nederland
Telefoon: +31 6 28 20 58 32
E-mail: dataprotection.vegetablesnl@kws.com

KWS Vegetables Netherlands B.V.
Middenweg 52, 1619 BN Andijk, Nederland
Telefoon: +31 228 591 462
E-mail: dataprotection.vegetablesnl@kws.com

Roosendaal, Wageningen en Andijk, oktober 2024