Ochrona danych użytkownika będącego kandydatem

Zgodnie z niniejszą polityką prywatności, KWS Polska Sp. z o.o. i KWS Lochow Polska Sp. z o.o. (dalej „KWS”, „my” lub „nas”), informuje użytkownika o tym, jakie dane będą przetwarzane w związku z procesem aplikacyjnym użytkownika i jakie prawa użytkownik ma w tym zakresie.

1. Jakie dane osobowe przetwarzamy w związku z procesem aplikacyjnym?

W danym przypadku możemy przetwarzać dowolne z następujących danych osobowych. Nie wszystkie dane pochodzące od wszystkich kandydatów będą przetwarzone.

  • Dane kontaktowe, w tym imię i nazwisko, prywatny adres pocztowy, numer(y) telefonu i prywatny adres e-mail
  • Narodowość, miejsce i data urodzenia
  • Dane dotyczące szkoleń, kwalifikacji i rozwoju zawodowego
  • Dane dotyczące wszelkich kontynuowanych działań edukacyjnych i dodatkowych kwalifikacji
  • Oczekiwania dotyczące wynagrodzenia, okresy wypowiedzenia, certyfikaty, referencje, rekomendacje, pozwolenia na pracę, informacje dotyczące niepełnosprawności czy umiejętności językowych.

2. W jakim celu przetwarzamy dane użytkownika?

(a) Przetwarzamy dane osobowe, które otrzymujemy od użytkownika, aby przetwarzać aplikację użytkownika na określony wakat lub aplikację przesłaną przez użytkownika z własnej inicjatywy w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i zdecydowania o ustanowieniu stosunku pracy.

(b) W pewnych okolicznościach możemy również przetwarzać dane osobowe użytkownika na podstawie zgody udzielonej przez użytkownika. Cele przetwarzania są oparte na treści stosownej zgody. Może to dotyczyć na przykład następujących przypadków:

  • Aplikacja użytkownika nie doprowadziła do zatrudnienia w naszej firmie. Niemniej jednak profil użytkownika może być interesujący pod kątem przyszłych wakatów na porównywalne stanowisko w naszej spółce lub innej spółce KWS, a ponadto dodaliśmy użytkownika do puli kandydatów dla całej grupy.

(c) W pewnych okolicznościach możemy również przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu spełnienia wymogów ustawowych wynikających z prawa handlowego, podatkowego, finansowego lub karnego. Cele przetwarzania są oparte na odpowiednim zobowiązaniu prawnym. Przetwarzanie jest zazwyczaj przeprowadzane w celu spełnienia oficjalnych wymogów dotyczących nadzoru i ujawniania informacji.

(d) W razie potrzeby możemy również przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów. Dane osobowe użytkownika przetwarzamy tylko wtedy, gdy uznamy, że nasze interesy mają charakter nadrzędny po uwzględnieniu naszych interesów w zakresie przetwarzania oraz potencjalnie sprzecznych interesów użytkownika oraz jego podstawowych praw i wolności. Może to dotyczyć następujących przypadków:

  • Obrona przeciwko zgłaszaniu roszczeń prawnych wynikających z procesu aplikacyjnego. Naszym uzasadnionym interesem jest na przykład ciężar dowodu w postępowaniu zgodnie z ogólną ustawą o równym traktowaniu (Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz, AGG).

3. Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych użytkownika?

(a) Dane osobowe użytkownika, które przetwarzamy w celu przeprowadzenia procesu aplikacyjnego i decydowania o ustanowieniu stosunku pracy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

Dane dotyczące użytkownika, które mogą stanowić szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO są przetwarzane przez nas wyłącznie na podstawie art. 9 ust. 2 RODO, czyli gdy planowane przetwarzanie jest zgodne z prawem.

(b) W przypadkach, w których aplikacja użytkownika nie spowodowała zatrudnienia w naszej spółce, ale profil użytkownika może być interesujący pod kątem porównywalnego stanowiska w naszej spółce lub innej spółce KWS, i dodaliśmy dane użytkownika do puli kandydatów dla całej grupy, przetwarzamy dane osobowe użytkownika na podstawie zgody udzielonej przez użytkownika. W tym zakresie dane są przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.

Jeśli przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych na podstawie zgody użytkownika, odbywa się to na podstawie art. 9 ust. 2 RODO.

Użytkownik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Należy jednak pamiętać, że wycofanie zgody dotyczy wyłącznie przyszłości, co oznacza, że wycofanie takiej zgody pozostaje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przeprowadzonego do momentu wycofania zgody przez użytkownika.

(c) Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika w celu spełnienia wymogów prawnych, dane są przetwarzane w tym zakresie w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Jeśli przetwarzamy szczególne kategorie danych osobowych w celu uzyskania zgodności z obowiązkami ustawowymi, odbywa się to na podstawie art. 9 ust. 2 RODO.

(c) Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów, dane w tym zakresie są przetwarzane w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. W tym przypadku nasze uzasadnione interesy wiążą się z realizacją celów określonych w punkcie 2 ppkt. d.

4. Czy dane osobowe użytkownika są gromadzone również przez osoby trzecie?

Przetwarzamy głównie dane osobowe, które otrzymujemy bezpośrednio od użytkownika. W pewnych sytuacjach pozyskujemy również dane osobowe użytkownika od osób trzecich. Ma to miejsce na przykład w następujących przypadkach:

  • Otrzymujemy dane kandydatów z innych spółek KWS, jeśli dokumenty aplikacyjne użytkownika zostały dodane do puli kandydatów.
  • Otrzymujemy dane kandydatów za pośrednictwem agencji rekrutacyjnej.
  • Otrzymujemy dane kandydatów od pracownika KWS w ramach rekomendacji.
  • Otrzymujemy dane kandydatów z sieci społecznościowej lub portalu pracy, w którym użytkownik jest zarejestrowany w ramach puli kandydatów.

W razie potrzeby będziemy o tym bardziej szczegółowo informować.

5. Czy spółka KWS przekazuje dane użytkowników osobom trzecim? Kto jest odbiorcą danych i czy tacy odbiorcy znajdują się w krajach trzecich?

Jeśli użytkownik wyraził zgodę lub jeśli w grę wchodzą inne podstawy prawne, przekażemy dane kandydatów innym spółkom KWS.

Współpracujemy z wewnętrznymi i zewnętrznymi usługodawcami (zwanymi „podmiotami przetwarzającymi dane”) takimi jak firmy oferujące usługi IT. Usługodawcy tego typu mogą działać wyłącznie na podstawie naszych instrukcji oraz podlegają zobowiązaniom umownym dotyczącym przestrzegania odpowiednich wymogów w zakresie ochrony danych.

Możemy udostępniać dane osobowe sądom, organom lub kancelariom prawnym w zakresie, w jakim jest to zgodne z prawem, a także niezbędne do zachowania zgodności z obowiązującymi przepisami bądź na potrzeby dochodzenia, ustanawiania lub obrony roszczeń.

Odbiorcy opisani w niniejszym punkcie 5 mogą prowadzić swoją działalność w krajach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („państwa trzecie”), w których obowiązujące przepisy prawa nie wymagają takiego samego poziomu ochrony danych osobowych. W takim przypadku podczas przekazywania danych osobowych użytkownika odbiorcom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego zapewnimy odpowiedni poziom ochrony danych osobowych użytkownika, chyba że jest to zgodne z prawem ustawowym. W przypadku chęci uzyskania kopii gwarancji, którą wykorzystujemy podczas eksportu danych osobowych użytkownik powinien skontaktować się z administratorem wskazanym w podanych poniżej informacjach kontaktowych.

6. Jak długo przechowujemy dane osobowe użytkownika?

Spółka KWS przechowuje dane kandydatów wyłącznie przez okres wymagany do realizacji określonych celów (patrz punkt 2). Dane, które nie są dłużej wymagane lub których spółka KWS nie może dłużej przechowywać, są nieodwracalnie anonimizowane lub usuwane. W przypadku anonimizacji KWS może przechowywać dane przez dłuższy okres, ponieważ usunięto z nich wszystkie odniesienia do danych osobowych.

Jeśli aplikacja użytkownika nie zostanie przyjęta, usuniemy dokumenty aplikacyjne użytkownika w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia procesu aplikacji, chyba że użytkownik wyraził zgodę na dodanie swoich danych do puli kandydatów. W tym przypadku dane użytkownika usuniemy w najpóźniej w ciągu dwóch lat.

W przypadku ustanowienia stosunku pracy z użytkownikiem dane z procesu aplikacyjnego nie zostaną usunięte i w razie potrzeby zostaną uwzględnione w aktach personalnych użytkownika. Następnie będziemy przetwarzać te dane w celu wprowadzenia stosunku pracy.

7. Jakie prawa ma użytkownik?

W kontekście obowiązujących przepisów prawa użytkownik ma określone prawa związane z danymi osobowymi. Należy pamiętać, że istnieją pewne wyjątki od wykonywania tych praw i dlatego praw tych nie można realizować we wszystkich przypadkach.

  • Informacje: Użytkownik ma prawo do uzyskania informacji na temat wszystkich danych osobowych przechowywanych przez KWS na swój temat.
  • Wprowadzanie poprawek: Użytkownik może zażądać zmiany nieprawidłowych danych osobowych.
  • Usunięcie: Użytkownik może zwrócić się do nas o usunięcie danych osobowych w pewnych okolicznościach, a my podejmiemy odpowiednie kroki w celu poinformowania innych administratorów, którzy przetwarzają dane, o żądaniu usunięcia łączy do danych użytkownika, kopii tych danych oraz ich duplikatów.
  • Wycofanie zgody: Użytkownik może wycofać udzieloną zgodę na przetwarzanie danych i zapobiec dalszemu przetwarzaniu, o ile nie istnieje żaden inny powód, dla którego KWS może lub musi przetwarzać dane osobowe użytkownika.
  • Ograniczenie: W niektórych przypadkach użytkownik może zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych.
  • Prawo do przenoszenia danych: Jeśli użytkownik dostarczył nam dane na podstawie umowy lub zgody, może zażądać otrzymania danych dostarczonych w formie ustrukturyzowanego, powszechnego i możliwego do odczytu maszynowego formatu lub wysłania go do innego administratora.

Prawo do wyrażenia sprzeciwu

Prawo do sprzeciwu zależne od przypadku

Z przyczyn wynikających z wyjątkowej sytuacji użytkownika użytkownik ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych opartym na uzasadnionym interesie. Te dane osobowe nie będą już przetwarzane w tych celach, chyba że określone zostaną uzasadnione przyczyny przetwarzania, które przeważają nad interesem, prawami i swobodami użytkownika lub przetwarzanie będzie służyło dochodzeniu, ustanowieniu bądź obronie roszczeń.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z nami, korzystając z podanych danych kontaktowych.

  • Składanie skarg: Skargi dotyczące przetwarzania danych można złożyć do organu ochrony danych.

8. Dane kontaktowe

Firmą odpowiedzialną za przetwarzanie Twoich danych osobowych jest firma wymieniona w ogłoszeniu o pracę, które ogłaszało dane stanowisko.

Poniżej znajdziesz odpowiednie dane kontaktowe odpowiedzialnych firm:

KWS Polska Sp. z.o.o.
ul. Chlebowa 4/8
61-003 Poznan
Telefon: +48 61 873 88 00
Faksu: +48 61 873 88 08
E-mail: iod-plpr@kws.com

KWS Lochow Polska Sp. z.o.o.
ul. Słowiańska 5
Kondratowice
57-150 Prusy
Telefon: +48 71 39 27-300
Faksu: +48 71 39 27-301
E-mail: iod-plpr@kws.com

Poznan i Prusy, listopad 2020 r.